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3 astuces pour gagner du temps au bureau

 

Il y a quelques temps j’ai lu la « 25e heure » un livre sur les secrets de productivité de 300 startuppers qui cartonnent. Dans l’idée de filer la thématique du temps, j’avais envie de vous partager quelques astuces pour gagner en efficacité dans sa vie de tous les jours !

 

Ce livre est une très bonne synthèse de tous ceux des grands "gourous" de la performance. 

À méditer pour soi-même ou bien à conseiller à ses enfants ou petits-enfants dans un contexte où le "burn out" est considéré comme le fléau de ces dernières années.

 

 la 25e heure.jpg

 

 

1er constat : la vie est trop courte pour ne pas en tirer le maximum ! Et le graphique ci-dessous est édifiant ! La productivité n’est pas vu comme un objectif mais plutôt comme un moyen !

Un moyen de passer le moins de temps possible sur des tâches ennuyeuses.

 

 

 

 

 

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Selon les auteurs du livre, il y a 3 règles d’or pour être plus efficace :

 

  • S’organiser : pour allouer du temps à chaque tâche
  • Se concentrer : pour dédier le plus d’attention possible à chaque tâche.
  • Accélérer : pour exécuter chaque tâche le plus rapidement possible !

 

1/ S’ORGANISER


Je trouve ce schéma très parlant, il montre en effet l’importance en premier lieu d’avoir bien en tête ses objectifs, puis de savoir dire non (parfois), de ne pas succomber à la procrastination et enfin de prioriser son travail.

 

 

 

 

 

 

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Dire non, cela signifie par exemple, refuser une réunion, un déjeuner, ou une tâche.

La condition d’un non, est qu’il soit un minimum expliqué, c’est toujours mieux que de ne pas répondre ou de s‘engager dans une tâche qu’on ne pourra pas réaliser.

Mieux vaut donc passer 1 minute à décliner qu’une heure à faire une tâche inutile.

 

Faites des TO DO LIST !

Le petit nuage noir au-dessus de votre tête quand vous avez trop tâches en tête et qui vous polluent l’esprit : ça vous parle ?

Écrire tout ce que vous avez à faire, vous libère l’esprit et vous engage dans le processus de réalisation.

 

Connaissez-vous la règle des 2 minutes de David Allen ?

Si vous pensez qu’une tâche prend moins de 2 minutes à être réalisée, faites-la tout de suite.

Vous allez perdre un temps infini à la re-planifier, et voir votre do-list se rallonger va vous décourager.

 

N’oubliez pas de déléguer dans la mesure du possible et surtout à prioriser vos tâches.

 

On parle de la règle des 3 tâches de Stephen Covey. Il illustre sa théorie par une métaphore très simple : vous avez une jarre d’un côté et de l’autre de grosses pierres, des petits cailloux et du sable.

 

Comment tout faire tenir dedans ?

 

Si vous versez le sable, puis les cailloux et ensuite les pierres : tout ne tiendra pas dans la jarre. Cependant, si vous faites l’inverse : pierre, cailloux puis sable : tout s’imbrique naturellement.

Au sein de nos journées bien remplies, nous avons les tâches importantes (les pierres), celles de moindre importantes (les cailloux), et une multitude de choses à faire à faible valeur ajoutée (le sable). La morale de l’histoire : il faut à tout prix identifier « les grosses pierres » et les intégrer dans le planning de la journée. D’où l’importance, le matin de ne pas se jeter à corps perdu dans ses mails et plutôt prendre le recul nécessaire pour identifier les priorités et les planifier. Sachant qu’on dit souvent : « il faut avaler le crapaud le matin » c’est à dire faire les tâches les plus difficiles le matin pour en être ainsi débarrassée pour le reste de la journée !

 

2/ SE CONCENTRER

 

Pour se concentrer, il faut chasser les idées parasites : cela passe par des to do list pour décharger son esprit, se challenger pour avoir une boite email sans message non lu 2 fois par semaine, un bureau bien rangé.

Autre conseil, se protéger des tentations et cacher son téléphone pour éviter de voir les notifications qui vous perturbent fréquemment.

Quand vous êtes dans un open space : créez votre bulle. L’astuce choc reste les écouteurs qui envoient un signal clair à vos collègues : « ne pas déranger » ! c’est efficace et radical.

 

 

3/ ACCÉLÉRER

 

On l’appelle la méthode FAST (pardon pour l’anglicisme !)

FAST pour : Fundamentals, automation, speed et 20/80

 

Autrement dit :

 

A/ Mettre en place de bonnes bases : le temps passé sur la préparation d’un projet est tout aussi important que l’exécution de la tâche. Le repos est aussi un élément central, (il faut savoir que tous les plus grands génies s’accordaient de larges temps de repos entre 2 sessions de travail).

Enfin gardez de l’énergie pour les grandes décisions, si vous sollicitez votre esprit pour des microdécisions tout au long de la journée, vous risquez à la fin de dégrader la qualité de vos prises de décisions.

 

B/ Essayer d’automatiser certaines tâches

Ici on parle par exemple de règles automatiques pour ses emails ou tout autre petits logiciels qui peuvent travailler pour vous sur des tâches simples.

 

C/ Accélérer les tâches du quotidien

Je parle ici de travailler par exemple sa vitesse de lecture, d’écriture ou de navigation sur Internet. Il existe pleins de méthode qui peuvent vous faire gagner du temps dans vos tâche quotidiennes !

 

D/ Le 20/80

Il faut fournir 20% d’efforts pour avoir 80% de résultats. C’est ainsi que l’on va à l’essentiel et qu’on fournit le meilleur de soi-même !

 

Et voilà comment vous gagnez de précieuses minutes tous les jours !

 

Qu'allez-vous faire de cette 25e heure alors ?

 

Si vous avez envie d'en savoir plus, ou de conseiller une personne de votre entourage pour gagner en efficacité, je vous invite à lire ce livre qui regorge d'une multitudes de conseils et d'exemples faciles à appliquer dans son quotidien !

 

La 25e heure - Guillaume DECLAIR / BAO DINH / JEROME DUMONT

 

Crédit couverture : Photo by rawpixel on Unsplash

 

 

16 Commentaires
Superfan

Re: 3 astuces pour gagner du temps au bureau

@AlexandraG ton article est intéressant et en le lisant avec intérêt, j'ai retrouvé tout ce que j'ai toujours appliqué dans ma carrière professionnelle. 

Ne jamais procrastiner, cela a été ma règle tout au long de ma carrière. Et à présent que je suis retraitée je continue à avoir cette même organisation en plus cool quand même étant donné que j'ai tout mon temps.  

L'open space, quel souvenir... Heureusement j'ai vécu cette expérience, mais que quelques mois. Mais que c'était gênant pour se concentrer et nous n'avions pas droit aux ėcouteurs à l'époque. Alors oui la solution, se créer une bulle, mais tout le monde n'y arrive pas facilement, mais quand on réussit quel bonheur.

Bonne journėe à vous toutes😉

Community Manager

Re: 3 astuces pour gagner du temps au bureau

merci @Nicky54 j'aime beaucoup tous ces livres qui fourmillent de conseils, théories, citations :Nerd_face: j'aurais aimé recevoir ces conseils bien avant je t'avoue ! Mais on ne nous a jamais appris cela pendant mes études supérieures : super dommage !

C'est la raison pour laquelle je partage cet article sur la Communauté, certaines d'entre-vous sont des (jeunes) grand-mères COOL et je suis sûre que ces conseils pourraient profiter à vos enfants / petits-enfants :Star_eyes: 

Belle journée :Ghost:

Superfan

Re: 3 astuces pour gagner du temps au bureau

@AlexandraG tu as raison. Très vite j'ai donnė les bonnes astuces à mon fils dès qu'il a commencé à travailler et d'ailleurs il a eu la même réflexion que toi : durant les études pourquoi on ne nous donne pas les trucs et astuces pour s'organiser dans notre job.

Et là chose importante je lui ai suggéré de ne pas hésiter à dire "NON" mais toujours en expliquant pourquoi ou en suggérant une autre solution.

Moi j'ai mis du temps à y arriver et j'étais la personne à qui on demandait toujours plus de boulot parce que je voulais toujours rendre service. Et alors le jour où dans une formation "assistante" il y avait ce module "Apprendre à dire NON". Ça m'a carrėment changé la vie, quel bonheur d'arriver à dire non sans culpabiliser et cela m'a servi dans mon quotidien que ce soit au travail ou à la maison 😉👍

 

Superfan

Re: 3 astuces pour gagner du temps au bureau

@AlexandraG @Nicky54 

Je ne connais pas ce livre de la 25ème heure,qui a l'air fort intéressant , mais qui me fait presque froid dans le dos. C’est tellement le miroir de notre société . Mot directeur vite . Manger vite, travailler vite, marcher vite, monter les escaliers vite, vite vite.  Avant le travail , s’effectuait correctement pour ceux qui s’en donnaient la peine, l’essentiel étant d’avoir de bons résultats et du sérieux.  Aujourd'hui cette notion d’aller toujours plus vite, d’être performant ultra rapidement, d'être productif non stop , c’est pour moi pas possible. La preuve en est que l’on écrit ce genre de « guide », très bénéfique du reste , pour bcp pris dans ce tourbillon. Tout dans notre vie n’est  qu’équilibre et organisation,  l’équilibre c’est notre base, organisation pour être le plus efficace possible. Le burn out j’ai  failli connaître , j’ai décidé d’arrêter ma profession que j’adorais , j’étais dans un  gros groupe de  programmes immobiliers, je ne savais pas dire non , et étant consciencieuse on me demandait toujours plus. En revanche dans le travail il faut savoir déléguer et faire confiance, c'est le secret. Pour m’accompagner,  j’avais deux assistantes que je considérais , et elles me le rendaient bien. Nous étions une équipe soudée, sans heurt, donc performante. Lorsque  j’ai compris qu’il fallait savoir dire non, c’est qd j’ai donné ma démission et heureuse de les quitter. A moi la vie, plus simple mais la vie, il suffit de regarder ton tableau à 61 ans la courbe est vers le bas.

 Je pense que de nos jours cette course effrénée à toujours aller plus vite est une véritable ruine de soi. Notre corps et notre psychisme sont ils faits pour cela ? je crois que je sors du sujet.

Merci alexandra encore un sujet qui pourrait entraîner moultes discussions.

Community Manager

Re: 3 astuces pour gagner du temps au bureau

Hello @Dallas

Ta réflexion est très intéressante. C'est ce que j'aime dans cette Communauté, on a tous des âges, des perceptions et un recul différent.

Je comprends complètement ton point de vue et tu vois les choses différemment avec toute l'expérience et le recul nécessaire :Blush:

C'est vrai que nous vivons dans un époque où tout va très (voir trop vite) et c'est encore pire à Paris je trouve, où on perd pour le coup beaucoup de temps (aie aie le métro, les bouchons, les gens énervés). Bref là où je te rejoins, ce n'est pas possible d'être productif non stop, on deviendrait fou :Crazy_face: en revanche, piocher quelques bonnes idées dans des livres comme celui-ci me semblent bien à UNE condition...garder comme tu le dis le bon équilibre. Donc tout le temps gagné avec ces petites astuces doit nous servir à rentrer à une heure correcte à la maison et à profiter de sa famille et ses proches.

Ensuite, il y a un tout un volet sur l'organisation qui peut aider, pas forcément en terme de productivité mais simplement pour nous aider à prioriser et y voir plus clair dans sa journée et chasser ce fameux "nuage noir" qui pollue notre esprit dès le matin...le burn out commence souvent par là malheureusement.

 

Bon week-end !

 

Superfan

Re: 3 astuces pour gagner du temps au bureau

@AlexandraG 100% ok avec toi, il faut évidemment des solutions dans ce monde du travail, pour vous les nouvelles générations, et l'aide ne peut venir que par ceux qui  le vivent au quotidien.:Blush: 

Superfan

Re: 3 astuces pour gagner du temps au bureau

Je te dis un grand merci @AlexandraG pour ton post. C'est un vrai bonheur pour moi de lire des choses comme ça. J'adore ce genre de livre en général, sur le développement personnel. Je trouve que ces livres ont tellement de choses à nous apporter ! Ma plus belle révélation a été lorsque j'ai lu "transformez votre vie" de Louise L. Hay. Une pure merveille ce bouquin, peut etre que tu l'as déjà lu ? Je viens d'acheter le "help me" de Marianne Power. J'avais lu en un article dans le ELLE (tu as dû le voir aussi). Il a l'air très intéressent aussi.

En tout cas je te remercie pour la découverte de cette "25eme heure", je vais certainement me laisser tenter par son achat lors de mon prochain passage à la librairie.

 

Comme tu l'as extrêmement bien expliqué, la réflexion de notre @Dallas est tout à fait justifiée. C'est vrai que nous vivons dans une société à 100 à l'heure qui nous en demande toujours plus : d’où le fait de chercher des solutions qui nous aident à vivre mieux.

 

Parmi la communauté qui aime les livres de développement personnel ? @nico63 @Matounette @FREDOUE46 @Jhinou @johela @PetitPassereau

Bisous les filles.

Community Manager

Re: 3 astuces pour gagner du temps au bureau

Coucou @Marie1611

Merci ! Oui je crois que j'avais lu cet article du Elle :Blush: de mémoire la journaliste avait crash-testé cette méthode. Mais le ton de l'article dérivait sur une réflexion plus profonde concernant toutes les méthodes de développement personnel dont le pitch était "marre de la quête de la perfection, de la tyrannie de la positive attitude etc..." bref c'était tourné de façon à faire réagir les lectrices :Crazy_face:

Belle journée,

Superfan

Re: 3 astuces pour gagner du temps au bureau

Oui @AlexandraG il en faut pour tous les gouts. Il y a des personnes qui croient aux livres de développement personnel et d'autres non.

Moi personnellement, le livre "transformez votre vie" m'a vraiment appris beaucoup de choses sur moi, et m'a aidé à relever la tête dans une période difficile de ma vie. Il m'a donc beaucoup apporté, et je pense que je relirai d'autres fois, il me rappelle des choses simples et des pratiques simples que j'oublie souvent et qui me rongent l'esprit.

 

Comme je suis très curieuse, je me suis dis que ce livre "help me!", qui parle de 12 ouvrages de développement personnel, devait être intéressant. Il fera donc parti de mes lectures de cet hiver :Wink:

 

Très bon week-end.

Superfan

Re: 3 astuces pour gagner du temps au bureau

merci @AlexandraG

 

Tu trouves toujours de quoi pimenter les discussions et tes lectures

sur le développement personnel sont fort intéressantes.

Le terme "burn out" ne date pas de très longtemps

et à lui seul il exprime bien que la vie "trop vite pour tout"

épuise la personne, brûle son énergie.

 

Essayer de se garder du temps pour soi, se ressourcer auprès des siens,

dans des activités que nous aimons, les ballades en forêt... la cuisine?

 

@Marie1611@Dallas@Nicky54et les autres

comment vous ressourcez-vous ou des idées pour souffler?

Savoir dire non, pas toujours simple !

 

Qu'en pensent nos nouvelles amies?

@Martilourun, @clo48, @ChrisDeNice , @Sylviemimi @lolamia

 

 

 

Superfan

Re: 3 astuces pour gagner du temps au bureau

@johela personnellement je me ressource en faisant des soirées avec mes copines (on est une bande de 15 copines). La prochaine soirėe que j'ai organisée est le 15/11, soirėe beaujolais nouveau. Exceptionnellement j'ai invité les filles et leurs compagnons et j'ai privatisé un resto dans Paris tenu par une amie.  Habitant dans Paris je ne peux pas recevoir tout ce monde chez moi.

Sinon j'aime aller marcher le long des berges de la Seine surtout en fin de journėe où les couleurs en cette période sont sublimes. J'ai conscience que je suis née et que j'habite une des plus belles villes et j'en profite au quotidien, je ne suis jamais blasėe et je savoure le bonheur d'avoir toutes ces belles choses à portée de main. Les jours où il ne fait pas beau, je reste allongée sur mon canapé en dévorant un livre. En de moment je lis "Fragile" de Muriel Robin... Touchant !

Mais j'avoue que quand j'étais active et que mon fils était petit, j'avais du mal à trouver du temps pour me ressourcer, j'ai l'impression que je ne faisais que courir. 

 

Superfan

Re: 3 astuces pour gagner du temps au bureau

@johelaen ce moment pour moi "me ressourcer" signifie être seule. Avec le bouleversement de ma nouvelle vie à 3, j'ai du mal à trouver le temps de tout faire. Cette communauté fait partie de mes moments de "récréation".

Quand je laisse un peu mon fils à sa mamie, je cours faire un soin beauté, ou les magasins ! Dernièrement j'ai fait un soin visage d'une heure chez beauty sucess. J'étais très apaisé à ma sortie, ça m'avait vidé la tête un moment.

Sinon de manière générale, j'aime les choses simples. Comme le dit @Nicky54 être allongée sur son canapé fait parti des vrais petits plaisirs de la vie pour moi. Un moment détente à savourer pleinement devant une lecture, ou devant un bon film.

Superfan

Re: 3 astuces pour gagner du temps au bureau

Merci @AlexandraG pour ce post très instructif et je ne connais pas ce livre mais comme beaucoup d'entre vous j'aime bien ce genre de bouquin qui remet les choses à plat et donne de bons conseils, ça fait toujours du bien et on en apprend toujours sur soi et ça j'achète !!

 

Un peu dans le même genre, je vous conseille celui-ci que j'ai adoré.

 

Ta-deuxieme-vie-commence-quand-tu-comprends-que-tu-n-en-as-qu-une.jpgCamille, trente-huit ans et quart, a tout, semble-t-il, pour être heureuse. Alors pourquoi a-t-elle l'impression que le bonheur lui a glissé entre les doigts ? Tout ce qu'elle veut, c'est retrouver le chemin de la joie et de l'épanouissement. Quand Claude, routinologue, lui propose un accompagnement original pour l'y aider, elle n'hésite pas longtemps : elle fonce et repart à la conquête de ses rêves...

 

 

Superfan

Re: 3 astuces pour gagner du temps au bureau

Merci @FREDOUE46 de partager ce livre avec nous.

Rien que le titre est instructif !

Conseillère Beauté Moderatrice

Re: 3 astuces pour gagner du temps au bureau

Merci Alexandra pour cet article plus qu'interessant, je commande le livre ce week-end 😉

 

Flave
Etoile montante

Re: 3 astuces pour gagner du temps au bureau

Ouhhh la la , plein de bon sens dans cette sélection de conseils. 

ça me donne bien envie de me réorganiser et je vais m'y mettre dès demain !

1/ Une to do liste claire : et pas mes 27 post-its collés partout sur mon bureau

2/ La boite mail "propre" 2 fois / semaine et notamment le vendredi soir pour partir en week-end l'esprit plus serein

3/ un VRAI déjeuner pour faire une VRAIE coupure avec des gens sympas qui me font du bien et me boostent le moral 

 

Déja 3 résolutions sur cette semaine.

Et j'en rajouterai après si déja j'arrive bien à tenir celles-ci.